Crear un autorespondedor con WPForms es una forma sencilla de enviar automáticamente un correo electrónico a cualquier usuario después de completar un formulario de tu página web.
Esta función puede resultar especialmente útil si utilizas formularios para captar clientes potenciales, recibir solicitudes de presupuesto, gestionar consultas o conseguir suscriptores.
En lugar de dejar al visitante preguntándose si el formulario se ha enviado correctamente, puedes hacer que reciba inmediatamente un mensaje personalizado de confirmación.
Además, configurar esta automatización apenas requiere unos minutos porque WPForms incorpora su propio sistema de notificaciones automáticas por correo electrónico.
En esta guía vas a aprender paso a paso cómo crear un autorespondedor en WPForms, personalizar el correo y evitar algunos de los problemas más habituales. 🚀
¿Qué es un autorespondedor en WPForms?
Un autorespondedor es un correo electrónico que se envía automáticamente cuando una persona realiza una determinada acción, como completar y enviar un formulario.
Por ejemplo, puedes configurar WPForms para que alguien que solicite información desde tu web reciba automáticamente un correo diciendo “Hemos recibido tu consulta y te responderemos próximamente”.
Esta automatización mejora la experiencia del usuario porque proporciona una confirmación inmediata sin necesidad de que tú envíes manualmente cada mensaje.
WPForms permite realizar este proceso utilizando su apartado de notificaciones, desde donde puedes determinar quién recibe el correo, qué asunto tendrá y qué contenido aparecerá.
Puedes consultar más información sobre las características del plugin directamente en la web oficial de WPForms.
Tabla resumen para crear un autorespondedor con WPForms
| Paso | Configuración | Qué debes hacer |
|---|---|---|
| 1 | Instalar WPForms | Instalar y activar el plugin en WordPress |
| 2 | Crear formulario | Añadir los campos necesarios |
| 3 | Abrir notificaciones | Entrar en Ajustes → Notificaciones |
| 4 | Crear notificación | Añadir una nueva notificación automática |
| 5 | Elegir destinatario | Seleccionar el email introducido por el usuario |
| 6 | Personalizar mensaje | Escribir el asunto y contenido del correo |
| 7 | Guardar formulario | Guardar los cambios realizados |
| 8 | Realizar una prueba | Comprobar que el autorespondedor funciona correctamente |
1. Instala y activa WPForms
El primer paso consiste en disponer de WPForms instalado y activado dentro de tu página web creada con WordPress.
Puedes instalarlo entrando en el escritorio de WordPress y accediendo a Plugins → Añadir nuevo plugin.
Utiliza el buscador para localizar WPForms, pulsa sobre instalar y posteriormente selecciona la opción para activarlo.
También puedes encontrar información sobre el plugin desde su página dentro del directorio oficial de WordPress.
Una vez activado aparecerá una nueva sección llamada WPForms dentro del menú lateral de administración de WordPress.
2. Crea un formulario en WPForms
Ahora tienes que crear el formulario desde el cual quieres enviar tu respuesta automática.
Puedes hacerlo siguiendo estos pasos:
- 📌 Entra en WPForms → Añadir nuevo desde tu escritorio de WordPress.
- 📌 Introduce un nombre identificativo para el formulario.
- 📌 Selecciona una plantilla existente o comienza utilizando un formulario en blanco.
- 📌 Añade campos como nombre, correo electrónico, teléfono o mensaje dependiendo de tus necesidades.
- 📌 Comprueba que tienes un campo específico de correo electrónico, ya que será necesario para enviar el autorespondedor.
El campo de correo electrónico es especialmente importante porque WPForms utilizará esa dirección como destinatario dinámico del mensaje automático.
3. Accede a las notificaciones de WPForms
Con el formulario abierto dentro del editor tendrás que dirigirte a Ajustes → Notificaciones.
WPForms suele crear inicialmente una notificación destinada al administrador de la página web para avisarte cuando alguien rellena el formulario.
No es necesario eliminarla porque puedes mantener esa notificación y crear otra independiente para el usuario.
De esta forma recibirás un aviso cada vez que alguien complete el formulario mientras esa persona recibe simultáneamente su correo de confirmación automático.
4. Añade una nueva notificación
Dentro del apartado de notificaciones busca el botón destinado a añadir una nueva notificación.
WPForms te pedirá que introduzcas un nombre para identificarla internamente, por lo que puedes utilizar algo sencillo como “Autorespondedor”, “Confirmación usuario” o “Respuesta automática”.
Este nombre solamente aparecerá dentro del administrador de WordPress y no será visible para la persona que reciba el correo.
Tener nombres descriptivos resulta especialmente práctico cuando utilizas formularios con varias notificaciones diferentes.
5. Configura el destinatario del autorespondedor
Este es uno de los pasos más importantes para conseguir que el autorespondedor de WPForms funcione correctamente.
En el apartado destinado a introducir la dirección de correo del destinatario no debes colocar una dirección fija, sino utilizar el campo de correo electrónico rellenado por el visitante.
Para hacerlo puedes seguir estos pasos:
- ✉️ Localiza el campo Enviar a la dirección de correo electrónico.
- ✉️ Pulsa sobre la opción Mostrar etiquetas inteligentes.
- ✉️ Busca entre los campos disponibles el campo Email de tu formulario.
- ✉️ Selecciona ese campo para añadir automáticamente su Smart Tag.
Gracias a las etiquetas inteligentes de WPForms, el destinatario cambiará automáticamente dependiendo de la dirección introducida por cada usuario.
Si una persona utiliza usuario@ejemplo.com, por ejemplo, WPForms enviará automáticamente el correo de respuesta a esa dirección.
6. Personaliza el asunto del correo
El siguiente paso consiste en escribir un asunto fácilmente reconocible para el mensaje automático.
Puedes utilizar asuntos como “Hemos recibido tu mensaje”, “Gracias por contactar con nosotros” o “Tu solicitud ha sido recibida”.
Procura utilizar asuntos claros y evitar expresiones excesivamente comerciales porque podrían aumentar las posibilidades de que algunos proveedores de correo interpreten el mensaje como correo no deseado.
También puedes utilizar las Smart Tags de WPForms para incluir determinados datos del formulario dentro del asunto.
7. Escribe el mensaje del autorespondedor
Ahora puedes redactar el contenido que recibirá automáticamente cada persona después de enviar el formulario.
Un mensaje sencillo podría indicar que has recibido correctamente su solicitud y que contactarás con ella lo antes posible.
También puedes aprovechar este correo para ofrecer información adicional, enlazar una página de ayuda o recomendar otros contenidos relacionados de tu página web.
Lo recomendable es mantener un mensaje breve, claro y útil, ya que la finalidad principal del autorespondedor es confirmar que la acción se ha completado correctamente.
Puedes personalizar todavía más el correo utilizando etiquetas inteligentes para mostrar datos como el nombre introducido por el usuario.
Este pequeño detalle consigue que la respuesta automática resulte bastante más personal y cercana.
8. Configura el nombre y correo del remitente
WPForms también permite determinar qué nombre aparecerá como remitente cuando el usuario reciba el mensaje.
Lo habitual es utilizar el nombre de tu empresa, página web o proyecto para que el destinatario identifique rápidamente quién ha enviado el correo.
También tendrás que revisar la dirección utilizada en el apartado Correo electrónico del remitente.
Siempre que sea posible resulta recomendable utilizar una dirección perteneciente al mismo dominio de tu página web, como contacto@tudominio.com.
Utilizar correctamente el dominio puede ayudarte a mejorar la entregabilidad de los correos electrónicos.
9. Guarda el formulario
Después de terminar la configuración pulsa sobre el botón Guardar situado dentro del editor de WPForms.
Este paso es importante porque cualquier modificación realizada en las notificaciones podría perderse si abandonas el formulario sin guardar los cambios.
Después podrás insertar el formulario en cualquier página utilizando el bloque WPForms del editor de WordPress, un shortcode o las diferentes integraciones disponibles.
10. Prueba el autorespondedor
Nunca deberías dar por terminada esta configuración sin realizar una prueba completa del formulario. 🧪
Puedes comprobarlo siguiendo estos pasos:
- ✅ Abre la página donde has publicado el formulario.
- ✅ Introduce tus propios datos utilizando una dirección de correo real.
- ✅ Envía el formulario como lo haría cualquier visitante.
- ✅ Comprueba que aparece correctamente el mensaje de confirmación.
- ✅ Revisa tu bandeja de entrada para verificar que recibes el autorespondedor de WPForms.
- ✅ Comprueba también la carpeta de spam si el mensaje no aparece inicialmente.
Realizar esta comprobación permite detectar rápidamente problemas relacionados con la configuración de las notificaciones o la entrega del correo.
Qué hacer si WPForms no envía el autorespondedor
Uno de los problemas más habituales en WordPress aparece cuando el formulario funciona correctamente pero los correos electrónicos no llegan al destinatario.
En muchas ocasiones el problema no se encuentra realmente en WPForms, sino en el sistema utilizado por el servidor para enviar correos desde WordPress.
Una solución frecuente consiste en utilizar un sistema SMTP en lugar del método de correo predeterminado del servidor.
Puedes encontrar soluciones específicas para este problema utilizando herramientas como WP Mail SMTP, que permite conectar WordPress con diferentes servicios de envío de correo.
Después de configurar SMTP vuelve a realizar una prueba para comprobar si los mensajes automáticos llegan correctamente.
Ventajas de utilizar un autorespondedor en WPForms
Crear una respuesta automática puede parecer un detalle menor, pero puede mejorar considerablemente la experiencia del usuario de tu página web.
Entre sus principales ventajas encontramos:
- ⚡ Ofrece una confirmación inmediata después de enviar el formulario.
- 👤 Permite crear una experiencia más personalizada para cada usuario.
- ⏱️ Reduce el tiempo dedicado a enviar respuestas manuales repetitivas.
- 📩 Ayuda a confirmar que la dirección de correo proporcionada por el visitante funciona correctamente.
- 🤝 Transmite una imagen más profesional y organizada.
- 🔗 Permite dirigir al usuario hacia otros contenidos o páginas interesantes.
- 🚀 Facilita la automatización de procesos relacionados con contactos, clientes potenciales y solicitudes.
¿Merece la pena crear un autorespondedor con WPForms?
Configurar un autorespondedor con WPForms es una de las automatizaciones más sencillas que puedes incorporar a tus formularios de WordPress.
Solamente necesitas crear una notificación adicional, seleccionar mediante una Smart Tag el correo introducido por el usuario y redactar el mensaje que quieres enviar.
Una vez configurado correctamente, WPForms realizará todo el trabajo automáticamente cada vez que una persona complete el formulario.
Si utilizas tu página web para recibir consultas, presupuestos, registros o solicitudes, implementar este sistema puede ayudarte a proporcionar una respuesta inmediata y profesional sin añadir trabajo adicional.
