Si utilizas WPForms en WordPress, probablemente quieras recibir inmediatamente en tu correo electrónico cada mensaje, solicitud o consulta que un usuario envíe desde tus formularios.
Configurar correctamente estas notificaciones te permitirá recibir las respuestas de WPForms en el correo del administrador sin tener que entrar continuamente en WordPress para comprobar si existen nuevos envíos.
WPForms incluye un sistema de notificaciones automáticas por correo electrónico que puede enviar los datos introducidos por el usuario directamente a la dirección que tengas configurada como administrador de tu web.
En este tutorial vas a aprender paso a paso cómo configurar esta función, cómo comprobar cuál es el correo del administrador y qué puedes hacer si WPForms no envía los correos correctamente.
📩 ¿Cómo funcionan las notificaciones de WPForms?
Cada vez que alguien pulsa el botón de envío de uno de tus formularios, WPForms puede generar automáticamente una notificación por correo electrónico con la información introducida.
Esta notificación puede enviarse al administrador de WordPress, a otra dirección determinada o incluso a varias cuentas de correo electrónico simultáneamente.
WPForms utiliza por defecto la etiqueta inteligente {admin_email}, que obtiene automáticamente la dirección configurada como correo electrónico de administración en WordPress.
Gracias a esta etiqueta no necesitas introducir manualmente tu correo dentro de cada formulario, ya que WPForms utilizará el definido en los ajustes generales de WordPress.
⚙️ Cómo enviar las respuestas de WPForms al correo del administrador
Configurar el envío de las respuestas es bastante sencillo y puedes hacerlo directamente desde el constructor visual de WPForms.
Sigue estos pasos:
- Accede al panel de administración de WordPress con una cuenta que tenga permisos para modificar formularios.
- Entra en WPForms → Todos los formularios para consultar los formularios creados en tu página web.
- Busca el formulario cuyas respuestas quieras recibir y pulsa Editar para acceder al constructor de WPForms.
- Dentro del constructor, entra en Ajustes → Notificaciones para abrir las opciones relacionadas con los correos electrónicos.
- Comprueba que la opción Habilitar notificaciones se encuentra activada para que WPForms pueda enviar los mensajes.
- Localiza el apartado Enviar a la dirección de correo electrónico, donde aparecerá normalmente la etiqueta
{admin_email}. - Mantén la etiqueta
{admin_email}si quieres que las respuestas lleguen automáticamente al correo electrónico del administrador de WordPress. - Revisa el resto de campos de la notificación y pulsa Guardar para conservar los cambios realizados.
Puedes consultar también la documentación oficial sobre las notificaciones de WPForms si necesitas revisar todas las opciones disponibles.
📧 ¿Qué significa {admin_email} en WPForms?
La etiqueta {admin_email} es una de las denominadas Smart Tags o etiquetas inteligentes de WPForms.
Estas etiquetas permiten insertar automáticamente determinada información de WordPress dentro de los formularios y de sus notificaciones.
En concreto, {admin_email} recupera el correo electrónico de administración configurado en WordPress, por lo que no necesitas escribir ninguna dirección manualmente.
Esta solución resulta especialmente práctica si administras varias páginas web o si en algún momento necesitas cambiar la dirección donde recibes las notificaciones.
🔎 Cómo comprobar el correo del administrador de WordPress
Antes de realizar una prueba es recomendable comprobar qué dirección está utilizando WordPress como correo electrónico de administración.
Puedes localizarla siguiendo estos pasos:
- Entra en el escritorio de WordPress.
- Dirígete a Ajustes → Generales.
- Busca el campo denominado Dirección de correo electrónico de administración.
- Comprueba que aparece una dirección válida a la que tengas acceso.
- Si necesitas modificarla, introduce el nuevo correo y pulsa Guardar cambios.
WordPress utiliza esta dirección para diferentes comunicaciones administrativas y puede requerir que confirmes el cambio mediante un mensaje enviado a la nueva cuenta.
Puedes consultar la documentación de WordPress sobre los ajustes generales para conocer con más detalle el funcionamiento de esta dirección.
📋 Tabla resumen de la configuración
| Ajuste | Configuración recomendada | Función |
|---|---|---|
| Notificaciones | Activadas | Permite enviar un correo después de cada envío |
| Enviar a | {admin_email} | Envía la respuesta al administrador de WordPress |
| Asunto | Nombre identificable del formulario | Facilita localizar los mensajes recibidos |
| Correo del remitente | Dirección de tu propio dominio | Puede mejorar la coherencia del envío |
| Responder a | Email introducido por el usuario | Permite responder directamente al contacto |
| Mensaje | {all_fields} | Incluye los campos enviados desde el formulario |
| SMTP | Recomendado | Puede mejorar la entregabilidad de los correos |
📨 Cómo incluir todas las respuestas del formulario en el correo
Recibir una notificación no sirve de mucho si dentro del mensaje no aparecen los datos introducidos por el usuario.
WPForms utiliza normalmente la etiqueta inteligente {all_fields} dentro del campo correspondiente al mensaje de correo electrónico.
Esta etiqueta incorpora automáticamente los campos enviados desde el formulario, incluyendo información como el nombre, correo electrónico, teléfono o mensaje cuando esos campos forman parte del formulario.
Para comprobarlo, entra en Ajustes → Notificaciones y revisa el apartado correspondiente al contenido del correo.
Si aparece {all_fields}, WPForms incluirá automáticamente la información recopilada en la notificación.
✉️ Cambiar el correo donde recibes las respuestas de WPForms
No estás obligado a utilizar siempre el correo electrónico configurado como administrador de WordPress.
Puedes sustituir {admin_email} por cualquier dirección válida en el campo Enviar a la dirección de correo electrónico.
Por ejemplo, puedes utilizar una dirección específica como contacto@tudominio.com, ventas@tudominio.com o cualquier otra cuenta destinada a gestionar formularios.
Esta configuración resulta interesante cuando quieres separar las notificaciones administrativas de WordPress de los mensajes que llegan desde clientes o visitantes.
👥 Enviar las respuestas de WPForms a varios correos
También puedes hacer que una misma respuesta llegue a varias personas simultáneamente.
Para hacerlo solamente tienes que introducir varias direcciones dentro del campo Enviar a la dirección de correo electrónico, separándolas mediante comas.
Esta opción puede ser especialmente útil si tienes un formulario comercial y necesitas que cada consulta llegue tanto al administrador de la web como al departamento de ventas.
💬 Configura correctamente el campo “Responder a”
Otro ajuste especialmente práctico es el campo Responder a, ya que determina qué dirección aparecerá cuando pulses el botón de responder dentro de tu cliente de correo.
Puedes utilizar una etiqueta inteligente correspondiente al campo de correo electrónico del formulario para que WPForms introduzca automáticamente la dirección facilitada por cada usuario.
De esta manera podrás abrir la notificación recibida, pulsar Responder y escribir directamente a la persona que rellenó el formulario.
🚨 WPForms no envía las respuestas al correo del administrador
Si has seguido todos los pasos pero las notificaciones siguen sin aparecer, es posible que el problema no se encuentre directamente en WPForms.
WordPress depende de la configuración de correo electrónico del servidor para realizar determinados envíos y una configuración deficiente puede provocar que algunos mensajes no lleguen, terminen en spam o sean rechazados.
Una de las soluciones más utilizadas consiste en configurar un sistema SMTP, que permite autenticar correctamente los correos enviados desde WordPress.
Puedes utilizar un plugin como WP Mail SMTP para conectar WordPress con un proveedor compatible y gestionar los mensajes salientes mediante un sistema autenticado.
La propia documentación de WPForms recomienda considerar SMTP cuando existen problemas de entregabilidad con las notificaciones.
✅ Haz una prueba antes de darlo por terminado
Después de modificar las notificaciones es muy recomendable realizar un envío de prueba desde el propio formulario publicado en tu web.
Completa todos los campos exactamente como lo haría un visitante real y pulsa el botón correspondiente para enviar el formulario.
Después revisa tanto la bandeja de entrada como la carpeta de correo no deseado del administrador.
Si recibes el mensaje correctamente y aparecen todos los datos introducidos, significa que las notificaciones de WPForms están funcionando correctamente.
🎯 Conclusión
Enviar las respuestas de WPForms al correo del administrador es una configuración sencilla que puede ayudarte a responder rápidamente a clientes, solicitudes de presupuesto, consultas y otros mensajes importantes.
En la mayoría de los casos solamente necesitas entrar en WPForms → Ajustes → Notificaciones y comprobar que el campo de destinatario contiene la etiqueta {admin_email}.
También conviene verificar que el correo de administración de WordPress sea correcto y realizar siempre un envío de prueba después de modificar la configuración.
Si los formularios se envían correctamente pero los mensajes no llegan a tu bandeja de entrada, configurar SMTP en WordPress puede ayudarte a mejorar notablemente la fiabilidad del sistema de correo electrónico.
