Si utilizas WPForms para recibir documentos, fotografías, currículums, presupuestos o cualquier otro archivo, probablemente te interese que esos archivos lleguen directamente junto al correo electrónico de notificación.
WPForms permite configurar tus formularios para que los archivos enviados por los usuarios aparezcan como archivos adjuntos en las notificaciones, evitando que tengas que entrar continuamente en WordPress para consultarlos.
Esta opción resulta especialmente práctica cuando administras formularios de contacto, solicitudes de empleo, formularios de soporte, envío de documentación o petición de presupuestos.
En este tutorial vas a aprender cómo incluir archivos subidos en las notificaciones de WPForms paso a paso, además de conocer algunos detalles importantes para evitar problemas con el tamaño de los archivos y la entrega de los correos electrónicos.
Qué necesitas para adjuntar archivos en WPForms
Antes de configurar las notificaciones necesitas tener un formulario que incluya al menos un campo de subida de archivos.
Puedes crear uno desde cero o modificar cualquiera de los formularios que ya tengas publicados en tu página web.
Si todavía no conoces demasiado el plugin, puedes consultar la documentación oficial de WPForms para familiarizarte con su constructor visual.
El campo que necesitas aparece dentro del constructor con el nombre File Upload o Carga de archivos, dependiendo del idioma configurado en tu instalación de WordPress.
Este campo será el encargado de permitir que el visitante seleccione uno o varios archivos desde su dispositivo antes de enviar el formulario.
Paso 1: añade un campo de subida de archivos
El primer paso consiste en abrir desde WordPress el formulario en el que quieres permitir el envío de archivos.
Sigue estos pasos:
- 🔹 Accede a WPForms → Todos los formularios desde el escritorio de WordPress.
- 🔹 Pulsa sobre Editar en el formulario que quieras modificar.
- 🔹 Localiza el campo Carga de archivos dentro del panel de campos disponibles.
- 🔹 Arrastra el campo hasta la posición del formulario en la que quieras mostrarlo.
- 🔹 Pulsa sobre el campo para acceder a sus opciones de configuración.
WPForms permite configurar aspectos como las extensiones admitidas, el tamaño máximo del archivo y el número de archivos que puede subir el usuario, dependiendo de la configuración utilizada.
Conviene establecer estas restricciones antes de publicar el formulario para impedir que los usuarios intenten cargar archivos demasiado grandes o formatos que realmente no necesitas.
Paso 2: configura los archivos permitidos
Una buena configuración del campo de subida puede ayudarte a evitar numerosos problemas posteriormente.
Por ejemplo, si el formulario está diseñado para recibir currículums, probablemente tenga más sentido aceptar PDF y DOCX que permitir cualquier extensión disponible.
También deberías definir un tamaño máximo razonable para cada archivo.
Cuanto mayores sean los documentos enviados, mayor será también el tamaño del correo electrónico que WPForms intentará generar con los archivos adjuntos.
📌 Este detalle es especialmente importante porque muchos proveedores de correo establecen sus propios límites para el tamaño máximo de los archivos adjuntos.
Paso 3: entra en las notificaciones de WPForms
Una vez configurado el campo de subida debes indicar a WPForms que quieres que esos archivos sean incluidos dentro del correo de notificación.
Dentro del constructor del formulario entra en:
Ajustes → Notificaciones
Comprueba primero que la opción Activar notificaciones se encuentra habilitada.
Desde esta sección puedes configurar también aspectos como el correo destinatario, el remitente, el asunto del mensaje y el contenido del correo.
WPForms permite incluso crear varias notificaciones diferentes cuando necesitas enviar la información del formulario a distintas personas o departamentos.
Paso 4: abre las opciones avanzadas de la notificación
Desplázate hacia la parte inferior de la configuración de la notificación hasta localizar la sección Avanzado.
Pulsa sobre ella para desplegar las opciones adicionales relacionadas con el correo electrónico.
Entre estas opciones encontrarás Habilitar archivos adjuntos de carga de archivos, que es precisamente la función que necesitas activar.
⚙️ Activa esta opción para indicar a WPForms que los documentos recibidos mediante el formulario deben viajar también como adjuntos del correo electrónico.
La función permanece desactivada de manera predeterminada, por lo que añadir un campo de carga de archivos al formulario no implica automáticamente que el documento vaya a adjuntarse al email.
Paso 5: selecciona los campos que quieres adjuntar
Después de activar los archivos adjuntos aparecerá una opción para elegir los campos de carga de archivos que quieres incluir.
Selecciona el campo correspondiente desde el desplegable.
Si tu formulario contiene varios campos de subida, puedes seleccionar cada uno de los campos cuyos archivos quieras recibir como adjuntos.
Por ejemplo, podrías tener un campo para subir un DNI, otro para adjuntar un currículum y otro destinado a documentación adicional.
Esta posibilidad permite crear formularios bastante sofisticados sin necesidad de instalar plugins adicionales para gestionar los archivos recibidos.
Paso 6: guarda los cambios
Cuando hayas terminado la configuración pulsa el botón Guardar situado en la parte superior del constructor de WPForms.
No cierres el editor sin guardar porque, de lo contrario, la opción de adjuntar los archivos a las notificaciones podría no quedar activada.
Una vez guardado puedes utilizar la opción Vista previa para comprobar el funcionamiento del formulario antes de ponerlo a disposición de tus visitantes.
Paso 7: realiza un envío de prueba
Nunca des por terminada la configuración de un formulario sin realizar primero un envío real de prueba.
Puedes comprobarlo siguiendo estos pasos:
- 🧪 Abre la vista previa del formulario.
- 🧪 Completa todos los campos como lo haría un visitante normal.
- 🧪 Selecciona un archivo de prueba desde tu ordenador.
- 🧪 Envía el formulario.
- 🧪 Accede al correo electrónico configurado como destinatario.
- 🧪 Comprueba que has recibido tanto los datos del formulario como el archivo adjunto.
Cuando todo está correctamente configurado, el email recibido debería mostrar el archivo enviado por el usuario como un adjunto convencional del mensaje.
Tabla resumen de la configuración
| Paso | Acción | Objetivo |
|---|---|---|
| 1 | Añadir Carga de archivos | Permitir al usuario subir documentos |
| 2 | Configurar extensiones y tamaño | Controlar los archivos permitidos |
| 3 | Abrir Ajustes → Notificaciones | Configurar el correo de WPForms |
| 4 | Abrir Avanzado | Acceder a las opciones adicionales |
| 5 | Activar archivos adjuntos | Recibir los archivos dentro del email |
| 6 | Seleccionar los campos | Elegir qué subidas se adjuntan |
| 7 | Guardar y probar | Confirmar que el sistema funciona correctamente |
Diferencia entre recibir un enlace y recibir el archivo adjunto
Es importante distinguir entre mostrar el archivo dentro del contenido de la notificación y adjuntarlo realmente al correo electrónico.
WPForms puede utilizar etiquetas inteligentes como {all_fields} o {field_id} para incluir dentro del email enlaces correspondientes a los archivos enviados por el usuario.
En ese caso puedes acceder al documento pulsando el enlace, pero el archivo no está físicamente adjunto al mensaje.
Al activar Habilitar archivos adjuntos de carga de archivos, el documento se incorpora también al propio correo, de manera similar a cualquier PDF o fotografía que recibas como adjunto.
Esta segunda opción puede resultar mucho más cómoda cuando necesitas guardar, reenviar, descargar o clasificar rápidamente los documentos recibidos.
Cuidado con el tamaño de los archivos
Uno de los principales problemas que puedes encontrar al utilizar esta función está relacionado con el peso de los documentos enviados.
Tu servidor puede permitir una determinada cantidad de megabytes mientras que el proveedor encargado de enviar los correos puede establecer un límite considerablemente inferior.
Si el archivo supera el tamaño admitido por el servicio de correo, la notificación puede no enviarse correctamente o ser rechazada durante la entrega.
Por este motivo resulta recomendable establecer en el campo de WPForms un límite de tamaño compatible con tu sistema de correo electrónico.
📨 También puedes utilizar un servicio SMTP para mejorar la entrega de los mensajes generados por WordPress, especialmente si gestionas formularios importantes para tu negocio.
La propia documentación de WPForms recomienda revisar la configuración del sistema de envío cuando aparecen problemas con las notificaciones por correo electrónico.
Qué hacer si el archivo adjunto no llega
Si recibes el correo pero no aparece ningún documento adjunto, comprueba primero que has activado Habilitar archivos adjuntos de carga de archivos dentro de la notificación correcta.
También debes verificar que has seleccionado exactamente el campo de subida correspondiente dentro del desplegable.
Si directamente no recibes el email, prueba utilizando un documento pequeño para comprobar si el problema está relacionado con el límite de tamaño de los adjuntos.
También resulta recomendable comprobar la carpeta de spam, revisar la dirección del destinatario y asegurarte de que WordPress puede enviar correctamente correos electrónicos.
Protege los archivos enviados por tus usuarios
Cuando solicitas documentos mediante un formulario debes prestar especial atención a la privacidad y seguridad de la información recibida.
WPForms dispone de opciones para restringir el acceso a los archivos subidos, algo especialmente interesante cuando trabajas con documentos que no deberían ser públicamente accesibles.
🔐 Solicita únicamente los documentos estrictamente necesarios y evita pedir mediante un formulario abierto información sensible que no necesites almacenar.
También deberías mantener WordPress, WPForms y el resto de plugins actualizados para reducir riesgos y aprovechar las últimas mejoras disponibles.
Ventajas de incluir los archivos en las notificaciones
Recibir directamente los documentos supone una considerable mejora del flujo de trabajo cuando procesas numerosos formularios diariamente.
No necesitas entrar en WordPress cada vez que alguien realiza un envío porque puedes consultar inmediatamente el documento desde tu aplicación de correo electrónico.
También resulta más sencillo reenviar el mensaje a un compañero, guardar el documento en una carpeta determinada o incorporarlo a tu sistema habitual de gestión de clientes.
🚀 En formularios destinados a clientes, candidatos, proveedores o servicios de soporte, esta pequeña configuración puede ahorrarte muchos clics y bastante tiempo.
Conclusión
Configurar WPForms para incluir los archivos subidos en las notificaciones es un proceso sencillo que puedes completar directamente desde el constructor del formulario.
Solo tienes que añadir un campo de carga, entrar en Ajustes → Notificaciones → Avanzado, habilitar los archivos adjuntos y seleccionar los campos correspondientes.
La clave está en combinar esta configuración con límites de archivo razonables, una correcta entrega de correo y unas medidas adecuadas de privacidad.
Una vez terminada la configuración, realiza siempre un envío de prueba con un archivo real para asegurarte de que las notificaciones llegan correctamente y contienen exactamente los documentos que esperas recibir.
