Cómo mandar una respuesta automática al usuario con WPForms

Cuando un usuario completa un formulario de tu web, enviarle una respuesta automática con WPForms es una forma sencilla de confirmar que has recibido su mensaje y transmitir una imagen mucho más profesional.

WPForms permite configurar notificaciones automáticas por correo electrónico que se envían inmediatamente después de completar un formulario, por lo que puedes utilizarlas para agradecer un contacto, confirmar una solicitud, informar sobre los siguientes pasos o simplemente avisar de que el mensaje ha llegado correctamente.

Lo mejor es que puedes configurar este sistema directamente desde el constructor de WPForms, sin necesidad de programar ni instalar herramientas específicas para crear la respuesta automática.

En este tutorial vas a aprender cómo mandar una respuesta automática al usuario con WPForms paso a paso, además de descubrir algunos pequeños ajustes que pueden mejorar considerablemente el resultado final.

¿Qué es una respuesta automática en WPForms? 📩

Una respuesta automática de WPForms es un correo electrónico que tu página web envía al usuario inmediatamente después de que este complete y envíe uno de tus formularios.

Por ejemplo, si tienes un formulario de contacto, puedes hacer que después de pulsar el botón Enviar el usuario reciba automáticamente un correo indicando que has recibido correctamente su consulta.

Este tipo de mensajes son especialmente útiles porque evitan que el visitante tenga dudas sobre si el formulario se ha enviado correctamente y le permiten saber qué puede esperar a continuación.

También puedes utilizar estas notificaciones en formularios de presupuestos, solicitudes de información, reservas, registros, soporte, captación de clientes o descarga de recursos.

WPForms denomina a estos correos notificaciones, y puedes gestionar su configuración desde el apartado Ajustes → Notificaciones del propio constructor del formulario.

Puedes consultar también la documentación oficial sobre las notificaciones de WPForms si quieres profundizar posteriormente en todas sus posibilidades.

Tabla resumen de la configuración

1. Añade un campo de correo electrónico al formulario ✉️

El primer requisito para mandar una respuesta automática al usuario es disponer de una dirección de correo electrónico a la que enviar el mensaje.

Por tanto, abre el formulario correspondiente desde WPForms → Todos los formularios y asegúrate de que contiene un campo de tipo Correo electrónico.

Este detalle es importante porque WPForms utilizará posteriormente el contenido de ese campo para determinar de forma automática a qué dirección debe enviar la respuesta.

Procura utilizar específicamente el campo destinado al correo electrónico en lugar de solicitar la dirección mediante un simple campo de texto, ya que así podrás beneficiarte de la validación incorporada de direcciones de email.

2. Accede a las notificaciones de WPForms ⚙️

Una vez abierto el formulario dentro del constructor, dirígete al menú situado en la parte izquierda y entra en Ajustes → Notificaciones.

Las notificaciones suelen estar habilitadas de forma predeterminada, aunque conviene comprobar que la opción correspondiente permanece activada antes de continuar.

Aquí encontrarás normalmente una notificación utilizada para avisarte a ti o al administrador de WordPress cuando alguien completa el formulario.

Si quieres conservar ese aviso y disponer de una respuesta diferente para el visitante, puedes utilizar la opción Añadir nueva notificación cuando esté disponible en tu instalación de WPForms.

Puedes asignarle un nombre interno como Respuesta automática al usuario, ya que este nombre únicamente sirve para organizar tus notificaciones y no aparecerá en el correo recibido por el visitante.

3. Envía la notificación al correo introducido por el usuario 👤

Este es probablemente el paso más importante de todo el proceso, porque necesitas indicar a WPForms que el destinatario no es una dirección fija, sino la dirección que cada persona introduce en el formulario.

Busca el apartado Enviar a la dirección de correo electrónico y pulsa sobre la opción para mostrar las etiquetas inteligentes disponibles.

Dentro de los campos disponibles, selecciona el campo Email de tu formulario, y WPForms insertará automáticamente la etiqueta inteligente correspondiente.

Estas etiquetas inteligentes permiten recuperar automáticamente información introducida en el formulario, por lo que cada persona recibirá la notificación en su propia dirección de correo electrónico.

Dependiendo del ID asignado al campo, internamente puedes encontrarte una etiqueta similar a {field_id="3"}, aunque normalmente no necesitarás escribirla manualmente porque WPForms puede insertarla desde su selector.

4. Configura el asunto del correo 📝

El siguiente paso consiste en escribir un asunto fácilmente reconocible para que el usuario comprenda inmediatamente qué mensaje acaba de recibir.

Evita asuntos demasiado genéricos como “Formulario recibido” cuando puedas escribir algo más claro y cercano como “Hemos recibido tu mensaje correctamente”.

También puedes utilizar el nombre de tu negocio para aportar contexto, por ejemplo “Hemos recibido tu solicitud en Mi Empresa”, especialmente si el usuario puede haber completado formularios en diferentes páginas.

Un asunto claro puede ayudarte además a que el destinatario identifique rápidamente el correo entre el resto de mensajes de su bandeja de entrada.

5. Personaliza el mensaje automático 💬

Ahora llega la parte en la que puedes convertir una sencilla notificación técnica en una respuesta automática realmente útil para el usuario.

En el apartado correspondiente al mensaje escribe un texto breve que confirme la recepción del formulario y explique, cuando sea necesario, qué ocurrirá después.

Puedes utilizar una estructura sencilla como esta:

• Saluda al usuario para que el correo resulte más cercano.
• Confirma la recepción de su formulario de manera inequívoca.
• Indica el plazo aproximado de respuesta si posteriormente vas a contactar con él.
• Incluye información adicional que pueda resultarle útil mientras espera.
• Añade tus datos de contacto cuando quieras facilitar otra vía de comunicación.
• Finaliza agradeciendo el mensaje para conseguir una comunicación más amable.

Por ejemplo, puedes escribir un mensaje como “Hola, hemos recibido correctamente tu solicitud y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible; gracias por escribirnos”, aunque lo ideal es adaptarlo al propósito concreto de cada formulario.

6. Personaliza el correo con etiquetas inteligentes 🏷️

Una de las funciones más interesantes de WPForms consiste en utilizar Smart Tags o etiquetas inteligentes para introducir automáticamente datos diferentes en cada correo.

Si tu formulario solicita el nombre del visitante, por ejemplo, puedes incorporar ese campo dentro del mensaje para crear una respuesta del tipo “Hola, Carlos, hemos recibido correctamente tu consulta”.

El mismo sistema puede emplearse para introducir correos electrónicos, información del formulario, datos del sitio y otros valores disponibles, evitando tener que crear correos diferentes para cada usuario.

Puedes conocer todas sus posibilidades consultando la guía oficial sobre etiquetas inteligentes de WPForms.

7. Configura correctamente el remitente 📤

No debes prestar atención únicamente al destinatario, porque la dirección utilizada como remitente del correo también puede afectar al funcionamiento de tus notificaciones.

Siempre que sea posible, utiliza una cuenta perteneciente al mismo dominio de tu web, como contacto@tudominio.com, en lugar de colocar directamente una dirección externa.

En el campo Responder a puedes indicar una dirección donde quieras recibir las respuestas del usuario, lo que resulta especialmente práctico si deseas que pueda contestar directamente al correo automático.

Esta pequeña configuración consigue que el correo parezca mucho más coherente y facilita que la conversación pueda continuar mediante una respuesta convencional por email.

8. Guarda el formulario y realiza una prueba ✅

Cuando termines de configurar la respuesta automática, pulsa Guardar antes de cerrar el constructor de WPForms para asegurarte de que todos los cambios quedan registrados.

Después visita la página donde tienes publicado el formulario y realiza un envío de prueba utilizando una dirección de correo electrónico real a la que tengas acceso.

Comprueba que recibes el mensaje, que el nombre aparece correctamente, que las etiquetas inteligentes funcionan y que el asunto, remitente y contenido del correo son los esperados.

También es aconsejable revisar la carpeta de spam o correo no deseado durante estas pruebas, especialmente si acabas de configurar el sistema.

¿Qué hacer si los correos de WPForms no llegan? 🔧

Si has configurado correctamente la respuesta automática pero los emails de WPForms no llegan, el problema puede estar relacionado con la forma en que WordPress gestiona el envío de correo.

Una solución habitual consiste en configurar un servicio SMTP, que sustituye el sistema de envío predeterminado de WordPress por un método autenticado y generalmente más fiable para los correos transaccionales.

Puedes utilizar plugins especializados como WP Mail SMTP y consultar su documentación de configuración para conectar WordPress con servicios como Gmail, Brevo, SendGrid, Mailgun, Amazon SES u otros proveedores compatibles.

Una vez configurado el SMTP, vuelve a realizar un envío de prueba desde el formulario para comprobar que tanto la notificación destinada al administrador como la respuesta automática del usuario llegan correctamente.

Consejos para crear una buena respuesta automática con WPForms 🚀

Una respuesta automática eficaz no necesita ser extensa, sino que debe proporcionar información útil y tranquilidad al usuario inmediatamente después de completar el formulario.

Evita redactar un mensaje excesivamente impersonal y aprovecha las etiquetas inteligentes para añadir elementos como el nombre del visitante siempre que tenga sentido.

También resulta recomendable explicar claramente el siguiente paso, especialmente cuando vas a responder posteriormente, porque decir “te responderemos en un plazo de 24 horas laborables” aporta mucha más información que un simple “gracias por contactar”.

Revisa periódicamente estos mensajes si cambian tus horarios, procesos internos o datos de contacto, ya que una respuesta automática desactualizada puede generar más dudas de las que resuelve.

Conclusión 🎯

Configurar una respuesta automática al usuario con WPForms es una de esas pequeñas mejoras que puedes aplicar en pocos minutos y que inmediatamente hacen que tus formularios resulten más profesionales.

Solo necesitas disponer de un campo de correo electrónico, entrar en Ajustes → Notificaciones, utilizar la etiqueta inteligente del email como destinatario y personalizar el mensaje que recibirá cada usuario después de enviar el formulario.

Si además utilizas etiquetas inteligentes, un remitente correctamente configurado y un servicio SMTP, conseguirás un sistema mucho más completo para mantener informado al visitante desde el primer momento.