Si utilizas WPForms en WordPress para recibir formularios de contacto, presupuestos, reservas o solicitudes, puedes mejorar mucho la organización de tus correos añadiendo automáticamente el nombre del usuario al asunto del email.
Gracias a esta pequeña personalización podrás recibir asuntos como “Nueva solicitud de Juan García” en lugar del habitual y poco descriptivo “Nueva entrada de formulario”.
La buena noticia es que WPForms permite hacerlo sin instalar ningún plugin adicional, ya que puedes utilizar sus etiquetas inteligentes o Smart Tags directamente dentro del asunto de las notificaciones.
En este tutorial vas a aprender cómo añadir el nombre introducido en un formulario de WPForms al asunto del correo de una forma sencilla y sin necesidad de escribir código.
¿Por qué añadir el nombre del usuario al asunto de WPForms? 📩
Cuando recibes pocos formularios probablemente puedas identificarlos fácilmente, pero cuando una web empieza a generar muchas solicitudes resulta bastante útil disponer de asuntos de correo personalizados.
Añadir el nombre de la persona que ha enviado el formulario te permite identificar rápidamente cada mensaje desde la bandeja de entrada sin necesidad de abrirlo.
Por ejemplo, en lugar de recibir un correo cuyo asunto sea simplemente “Nueva entrada de formulario de contacto”, podrías utilizar uno como “Nueva consulta de Laura Martínez”.
Este pequeño cambio también resulta especialmente práctico si utilizas Gmail, Outlook o cualquier otro gestor de correo electrónico y quieres crear filtros, localizar conversaciones o identificar clientes rápidamente.
Además, personalizar el asunto puede ayudarte a mantener una bandeja de entrada mucho más ordenada cuando gestionas solicitudes comerciales, soporte técnico, reservas o presupuestos.
Qué necesitas antes de empezar 🛠️
Para seguir este tutorial necesitas tener instalado y activado el plugin WPForms en tu página web creada con WordPress.
También debes disponer de un formulario que incluya un campo Nombre, ya que WPForms utilizará el valor introducido en ese campo para personalizar el asunto del correo.
No es necesario utilizar código PHP ni modificar archivos de WordPress, por lo que el procedimiento es adecuado incluso si tienes pocos conocimientos técnicos.
Tabla resumen
| Elemento | Configuración |
|---|---|
| Plugin | WPForms |
| Apartado | Ajustes → Notificaciones |
| Campo que necesitas | Nombre |
| Sistema utilizado | Smart Tags de WPForms |
| Código necesario | No |
| Resultado | Nombre del usuario dentro del asunto del correo |
| Ejemplo | Nueva consulta de Juan García |
| Dificultad | Fácil |
1. Abre el formulario de WPForms ✏️
El primer paso consiste en acceder al panel de administración de WordPress y localizar el formulario que quieres modificar.
- Entra en WPForms → Todos los formularios desde el menú lateral de WordPress.
- Busca el formulario cuyas notificaciones quieres personalizar.
- Pulsa sobre Editar para abrir el constructor visual de WPForms.
- Comprueba que tu formulario incluye un campo destinado al nombre del usuario.
Si todavía no tienes este campo, puedes añadirlo fácilmente arrastrando el campo Nombre desde el panel izquierdo hasta la posición que quieras dentro del formulario.
2. Accede a las notificaciones de WPForms 🔔
Una vez dentro del constructor debes acceder al apartado desde el que WPForms controla los correos electrónicos enviados después de recibir una entrada.
- Pulsa sobre Ajustes dentro del constructor de WPForms.
- Selecciona la opción Notificaciones.
- Localiza la notificación que quieres modificar.
- Busca el apartado correspondiente al asunto del correo electrónico.
WPForms permite crear distintas notificaciones para un mismo formulario, por lo que puedes personalizar únicamente el correo enviado al administrador sin modificar el mensaje de confirmación enviado al usuario.
3. Localiza el ID del campo Nombre 🔎
Para introducir dinámicamente el nombre del usuario necesitas utilizar una Smart Tag asociada al campo Nombre de tu formulario.
Cada campo creado dentro de WPForms dispone de un identificador único, conocido habitualmente como ID del campo.
La etiqueta utilizada para recuperar el valor de un campo sigue normalmente una estructura similar a {field_id=»3″}, donde el número corresponde al identificador del campo que quieras mostrar.
No debes copiar directamente ese número como si fuera universal, porque el ID puede ser diferente en cada formulario.
La forma más sencilla de insertar la etiqueta correcta consiste en utilizar el selector de Smart Tags disponible dentro de la configuración de WPForms.
4. Añade el nombre al asunto del correo 👤
Ahora puedes personalizar el asunto que recibirás cada vez que alguien complete el formulario.
- Coloca el cursor dentro del campo Asunto del correo electrónico.
- Escribe el texto fijo que quieras mostrar, como “Nueva consulta de”.
- Pulsa sobre Mostrar etiquetas inteligentes o el botón correspondiente a las Smart Tags.
- Selecciona el campo Nombre de tu formulario.
- Comprueba que WPForms haya añadido automáticamente la etiqueta correspondiente al campo.
El resultado podría tener una estructura parecida a Nueva consulta de {field_id=»3″}, aunque recuerda que el número concreto dependerá del formulario que hayas creado.
Cuando un visitante llamado Carlos López complete el formulario, WPForms sustituirá automáticamente la etiqueta inteligente y recibirás un asunto similar a “Nueva consulta de Carlos López”.
5. Guarda los cambios 💾
Después de modificar el asunto es fundamental guardar el formulario para que la nueva configuración empiece a funcionar.
Pulsa sobre el botón Guardar situado normalmente en la parte superior del constructor de WPForms.
A partir de ese momento, las nuevas notificaciones deberían utilizar automáticamente el nombre enviado mediante el formulario dentro del asunto del correo.
6. Haz una prueba del formulario ✅
Aunque la configuración es bastante sencilla, siempre resulta recomendable realizar un envío de prueba después de modificar una notificación.
- Abre la página de tu web donde se encuentra publicado el formulario.
- Introduce un nombre de prueba, como Pedro Sánchez o cualquier otro nombre ficticio.
- Completa los campos obligatorios.
- Envía el formulario.
- Revisa el correo electrónico configurado como destinatario de las notificaciones.
Si todo está correctamente configurado, deberías encontrar el nombre introducido en el formulario dentro del asunto del mensaje recibido.
Ejemplos de asuntos personalizados para WPForms 💡
No tienes que limitarte a utilizar un asunto básico, ya que puedes combinar texto y etiquetas inteligentes para crear asuntos mucho más descriptivos.
Podrías utilizar, por ejemplo, “Nueva solicitud de presupuesto de {campo nombre}” para identificar inmediatamente las peticiones comerciales.
Otra posibilidad sería utilizar “Nueva reserva realizada por {campo nombre}” si has creado un formulario para gestionar reservas desde WordPress.
También puedes utilizar algo como “Consulta de soporte de {campo nombre}” cuando WPForms funciona como formulario de atención al cliente.
Lo importante es crear un asunto breve, reconocible y fácil de localizar posteriormente mediante el buscador de tu gestor de correo.
Puedes añadir otros datos al asunto de WPForms 🚀
Las Smart Tags de WPForms no están limitadas exclusivamente al nombre, ya que también puedes incorporar información procedente de otros campos del formulario.
Por ejemplo, podrías añadir al asunto el nombre del usuario, el servicio seleccionado, un número de pedido o cualquier otro campo relevante.
Un formulario de presupuestos podría generar automáticamente un asunto como “Presupuesto de Juan García – Diseño web” utilizando dos valores diferentes del formulario.
Esta posibilidad resulta especialmente interesante cuando utilizas WPForms para gestionar leads, solicitudes comerciales o formularios con diferentes categorías.
Puedes consultar más posibilidades de personalización directamente en la documentación oficial de WPForms si quieres profundizar en el funcionamiento de sus etiquetas inteligentes.
Qué hacer si el nombre no aparece en el asunto ⚠️
Si recibes el correo pero aparece la etiqueta en lugar del nombre, lo primero que debes comprobar es que estás utilizando la Smart Tag correspondiente al campo correcto.
También debes asegurarte de que el campo Nombre se encuentra realmente dentro del formulario y que el usuario puede introducir un valor antes de enviarlo.
Si has eliminado y vuelto a crear el campo Nombre, su identificador podría haber cambiado y tendrás que actualizar la etiqueta utilizada en la notificación.
También es recomendable limpiar cualquier sistema de caché utilizado en WordPress si observas que la configuración parece no actualizarse correctamente.
Si directamente no recibes los mensajes enviados por WPForms, el problema probablemente estará relacionado con la entrega de correo de WordPress y no con el asunto de la notificación.
En ese caso puede ser recomendable configurar un sistema SMTP mediante herramientas especializadas como WP Mail SMTP para mejorar la entrega de los correos enviados desde WordPress.
Personaliza tus correos de WPForms y ahorra tiempo 🎯
Añadir el nombre del usuario al asunto de un correo de WPForms es una modificación muy pequeña que puede facilitar considerablemente la gestión diaria de los formularios de tu página web.
Gracias a las Smart Tags, WPForms puede recuperar automáticamente el valor introducido en el campo Nombre y utilizarlo para crear asuntos dinámicos sin necesidad de escribir código.
Solo tienes que acceder a WPForms → Ajustes → Notificaciones, modificar el asunto, insertar la etiqueta inteligente correspondiente al campo Nombre y guardar los cambios.
De esta manera, cada nuevo formulario llegará a tu bandeja de entrada con un asunto mucho más descriptivo, personalizado y fácil de identificar.
